Algemeen: Uitleg Vertrouwens Contact Persoon

Vertrouwenscontactpersoon (VCP) Wendy De Groot – Versluis

Helaas komen ongewenste omgangsvormen overal voor, ook in de sport. Denk bijvoorbeeld aan pesten, discriminatie, agressie of geweld. Een ander voorbeeld is seksuele intimidatie. Het kan daarbij gaan om een opmerking over iemands lichaam of een tik tegen de bil. Dit is gedrag dat nergens thuishoort, dus ook niet op onze vereniging. Daarom heeft LTV de Bijvanck een vertrouwenscontactpersoon. Wie is Wendy?

Ik ben 38 jaar oud en woonachtig in Huizen. Daar woon ik samen met mijn man en dochtertje. Sinds mei 2021 ben ik gecertificeerd en beschikbaar als vertrouwenscontactpersoon voor alle leden van LTV de Bijvanck.

In het dagelijks leven werk ik als relatiemanager waar ik externe inhuur regel voor overheidsorganisaties. Daardoor heb ik de hele dag contact met verschillende doelgroepen en klanten. Mede hierdoor ben ik altijd gedreven om te luisteren naar een ander en een luistert oor te bieden. Waar zit iemand mee, hoe kan ik diegene helpen en samen zoeken naar een oplossing.

Ik vind het belangrijk dat iedereen kan bewegen in een veilige omgeving en zichzelf mag zijn.  LTV de Bijvanck is een mooie en gezellige club. Laten we vooral met elkaar samenwerken dat zowel jong én oud gezellig en veilig kan blijven tennissen.

Ik ben te bereiken via [email protected]. Wil je mij telefonisch benaderen, dan kan je op de ledenlijst via de KNLTB app /website of bestuur.

Wat doet een vertrouwenscontacpersoon? De termen vertrouwenspersoon en vertrouwenscontactpersoon lijken veel op elkaar, maar ze zijn niet hetzelfde. Dit kan wel verwarring veroorzaken. Toch is er een duidelijk verschil tussen de twee functies:

Vertrouwenspersoon (VP): Een vertrouwenspersoon (VP) begeleidt een slachtoffer of een beschuldigde (vaak voor langere tijd) en kan bijvoorbeeld ook mee gaan naar de tuchtcommissie of politie. Een vertrouwenspersoon (VP) volgt een geaccrediteerde opleiding.

Vertrouwenscontactpersoon (VCP): De vertrouwenscontactpersoon (VCP) is binnen de vereniging jullie eerste aanspreekpunt voor iedereen die opmerkingen, vragen op signalen heeft met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag, zoals agressie en geweld, pesten en uitsluiting of discriminatie en seksuele intimidatie. De vertrouwenscontactpersoon is aanspreekbaar is voor alle leden (jong en oud), ouders van onze jonge leden, trainers, onze bezoekers, vrijwilligers en bestuur.

Het is belangrijk om te weten dat de vertrouwenscontactpersoon géén bestuurslid is en niet inhoudelijk betrokken is bij alle sancties en (vervolg)procedures. Wel is de vertrouwenscontactpersoon door het bestuur benoemd.

Je kunt géén melding doen bij de vertrouwenscontactpersoon. Ze is er wel om met jou te praten en jou steun en advies te geven. De vertrouwenscontactpersoon luistert naar jou en de situatie en kan jou begeleiden bij het doen van de melding. In overleg met jou, en soms ook met ouders, zoeken zij naar een bemiddelaar of verwijzen naar een hulpverlener. Ook kan de vertrouwenscontactpersoon jou helpen bij het indienen van een formele klacht.

Wat zijn de taken van een vertrouwenscontactpersoon:

1 Luisterend oor:

De vertrouwenscontactpersoon is bereikbaar voor iedereen binnen LTV De Bijvanck en bied een luisterend oor wanneer je te maken hebt gehad met mogelijk grensoverschrijdend gedrag. Een vertrouwenscontactpersoon biedt een laagdrempelige manier om grensoverschrijdend gedrag te bespreken. De vertrouwenspersoon is geheel onafhankelijk, vervullen hun taak vrijwillig en informatie wordt altijd vertrouwelijk behandeld. De vertrouwenscontactpersoon is beschikbaar voor zowel slachtoffer als beschuldigde.

Let op: het is niet mogelijk om bij de vertrouwenscontactpersoon een melding te doen van grensoverschrijdend gedrag. De vertrouwenscontactpersoon doet zelf dan ook geen onderzoek bij incidenten. Wil je advies over hoe te handelen en te nemen stappen en/of een misdraging melden? Neem dan contact op met het bestuur.

2 Samen zoeken naar een oplossing

De vertrouwenscontactpersoon staat voor je klaar om te luisteren naar jouw melding en probeert daar het juiste advies op te geven. Er kan een gesprek gerealiseerd worden samen met het bestuur (leden of voorzitter) en/of beklaagde. De gesprekken, die met de vertrouwenscontactpersoon worden gevoerd, zijn vertrouwelijk en anoniem en vinden plaats op neutraal terrein waar de betrokkene zich op zijn gemak voelt. Verder onderzoek naar de melding zal opgepakt worden door het bestuur. De vertrouwenscontactpersoon en het bestuur zal tussentijds contact met elkaar hebben om de melding te evalueren. Ook zal de vertrouwenscontactpersoon contact opnemen met jou (de melder) om te informeren of de melding is opgelost en goed is afgehandeld.

     3 Melding en verslag vanmaken

De vertrouwenscontactpersoon zal altijd een verslag maken van het gesprek en bij jou verifiëren of de melding goed is genoteerd. Let op: bij een minderjarige zal er altijd een ouder/verzorger bij het gesprek aanwezig zijn. Indien nodig zal de melding aangevuld worden. Dit verslag zal gedeeld worden met het bestuur. Ook zal er jaarlijks gedeeld worden tijdens de Algemene Ledenvergadering hoeveel meldingen er binnengekomen zijn en aard van de melding. Dit zal geheel anoniem in het jaarverslag gepresenteerd worden.

     4 Helpen doorverwijzen

Wanneer de vertrouwenscontactpersoon jou geen passend advies kan geven, zal er doorverwezen worden naar een passend persoon of instantie. Denk aan een vertrouwenspersoon, bestuur, politie, KNLTB, tucht/klachtcommissie of andere hulpverleners.

     5 Preventie om de club veilig te maken

Samen met het bestuur zorgt de vertrouwenscontactpersoon dat LTV de Bijvanck een veilige club is. Dit doen ze door jaarlijks contact met elkaar te hebben en alle leden op de hoogte te brengen van Veilig Sporten en het informeren wie jullie vertrouwenscontactpersoon is. De vertrouwenscontactpersoon geeft advies (gevraagd en omgevraagd) aan het bestuur. Ook helpt een vertrouwenscontactpersoon de club bij preventie van grensoverschrijdend gedrag en de implementatie van bijvoorbeeld de gedragscode.

Een onmisbare schakel dus voor het opvolgen én voorkomen van grensoverschrijdend gedrag.

Protocol VCP PROTOCOL 

1. De vertrouwenscontactpersoon (VCP) is binnen de vereniging het eerste aanspreekpunt voor iedereen die opmerkingen, vragen of klachten heeft over een vorm van ongewenst gedrag. Vormen van ongewenst gedrag zijn: agressie, discriminatie, pesten, (seksuele) intimidatie of treiteren. De vertrouwens contact persoon wordt benoemd door het bestuur, voor een periode van drie jaar. De VCP kan worden herbenoemd voor drie jaar. 
2. Als iemand contact opneemt met een VCP, wordt deze gehoord door de VCP. Om te bepalen of er sprake is van ongewenst gedrag wordt niet uitgegaan van de bedoelingen van de veroorzaker, maar hoe dit gedrag overkomt bij de persoon die het heeft ervaren. Mensen hebben namelijk het recht om zelf hun grenzen te trekken in de omgang met elkaar.
3. Onder intimidatie wordt verstaan: macht uitoefenen op een ander op een negatieve manier. Seksuele intimidatie staat voor allerlei vormen van seksueel getinte aandacht die als ongewenst wordt ervaren, eenzijdig is en opgelegd is. Als er gesproken wordt over agressie of geweld gaat het om voorvallen waarbij iemand psychisch en/of fysiek, verbaal of non-verbaal wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen. Discriminatie is iedere vorm van onderscheid, uitsluiting, beperking of voorkeur op grond van geslacht, leeftijd, handicap, ras, godsdienst, levensovertuiging, seksuele geaardheid of herkomst die tot gevolg heeft de gelijke behandeling van leden, vrijwilligers of medewerkers aan te tasten of teniet te doen.Uitzondering hierop vormt de teamindeling. Om tot een evenwichtige indeling te komen, wordt wel onderscheid gemaakt naar tenniskwaliteiten, geslacht, leeftijd, handicap en herkomst. Pesten: hier gaat het om ervaren van vijandig, vernederend of intimiderend gedrag door de melder, waartegen de melder zich niet effectief kan verweren.
4. De VCP gaat een functionele vertrouwensrelatie aan met de melder of andere personen die een beroep op hem/haar doen. Daarom belooft de VCP alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem/haar bij de uitoefening van de functie als VCP ter kennis komt. Uitzondering op de geheimhouding, zie onder e. Het horen vindt uiterlijk binnen 14 dagen plaats. In het gesprek worden in ieder geval de volgende zaken besproken:
5. Wat is precies de situatie geweest waar de melding of de klacht over gaat?
6. Betreft het een beschuldiging of is het een verzoek om beweerd ongewenst gedrag te onderzoeken?
7. Wat is het tijdvak geweest waarin het gemelde ongewenste gedrag is voorgekomen?
8. De VCP maakt duidelijk aan de melder dat elke melding geanonimiseerd met de secretaris van het bestuur van LTV de Bijvanck wordt besproken, omdat die de verantwoordelijkheid heeft om de implicaties voor de vereniging vast te stellen en daarnaar te handelen.
9. De vertrouwelijkheid van het gesprek is begrensd: indien de secretaris oordeelt dat de veiligheid van één of meerdere leden in het geding is en/of wanneer er sprake is van een ernstig strafbaar feit.
10. Van het gesprek wordt door de VCP binnen twee weken een verslag opgesteld dat wordt ondertekend door de melder en de VP. Als een melder de ondertekening van het verslag weigert, wordt dit vermeld in het verslag door de VCP, zo mogelijk onder vermelding van de redenen. Hier wordt gebruik gemaakt van een standaardformulier dat ontwikkelt is door het NOC*NSF.
11. Als het een melding of klacht betreft die is ingediend door een ouder of verzorger van een lid van LTV de Bijvanck, wordt ook dit lid gehoord, tenzij zijn of haar persoonlijk belang en/of leeftijd zich hiertegen verzet. Dit ter beoordeling van de VCP.
12. Naar aanleiding van het gesprek met de melder wordt de betrokkene geïnformeerd over mogelijke vervolgstappen en over de (externe) instanties waartoe betrokkene zich kan wenden. De betrokkene maakt hierin zelf de keuze of wordt doorverwezen naar instanties die bij die keuzebepaling kunnen helpen (bijvoorbeeld maatschappelijk werk, huisarts, politie). De VCP verleent zo mogelijk deskundige begeleiding aan de persoon die geconfronteerd was met (seksuele) intimidatie, maar de VCP bemiddelt niet in eigen persoon tussen degene die bij hem komt en de andere partij. De VCP doet ook geen uitspraak over de gegrondheid van de klacht.
13. De secretaris van LTV de Bijvanck beoordeelt hoe vanuit de bestuurlijke verantwoordelijkheid moet worden gehandeld. Indien dit handelen vereist dat (een deel van) de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven, zal betrokkene door de VCP hierover uitleg krijgen en om diens toestemming worden gevraagd. Het opheffen van vertrouwelijkheid kan ook gebeuren zonder toestemming van betrokkene:
14. indien er sprake is van een strafbaar feit;
15. indien er sprake is van angst of onmacht aan de zijde van betrokkene om een ongewenste situatie te beëindigen; dit ter beoordeling van de vertrouwenspersoon;
16. als er sprake is van een voor de betrokkene of derden acute onveilige sportomgeving, ook ter beoordeling van de VCP;
17. als er sprake is van gedragingen of van een situatie waarin het bestuur vanuit haar verantwoordelijkheid in het algemeen belang moet ingrijpen.
18. De VCP brengt de secretaris van LTV de Bijvanck altijd op de hoogte van hetgeen betrokkene heeft verklaard en welke afspraken zijn gemaakt met betrekking tot de doorverwijzing. Dit gebeurt in principe geanonimiseerd, maar indien de secretaris dit noodzakelijk vindt met verwijzing naar personen.
19. De VCP maakt verslag van de gevoerde gesprekken en de daaruit voortvloeiende doorverwijzing en gemaakte afspraken. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een standaard formulier dat hiervoor is ontwikkeld door NOC/NSF. Deze formulieren worden binnen de vereniging op een veilige wijze gearchiveerd.
20. Als de VCP vermoedens heeft van ongewenst gedrag, anonieme signalen, eigen waarnemingen of geruchten hierover, licht de VCP de secretaris van LTV de Bijvanck hierover in. Besluit het bestuur van LTV de Bijvanck daarop tot verdere stappen, zoals nader onderzoek, dan wordt de VCP hiermee niet belast.  
21. Na afloop van het verenigingsjaar stelt de VCP een jaarverslag op, waarin is opgenomen het aantal meldingen en het aantal keren dat dit geleid heeft tot een klacht. Tevens worden in het jaarverslag voorstellen opgenomen tot verbetering.
22. Minimaal één keer per twee jaar evalueert het bestuur het beleid inzake seksuele intimidatie en andere ongewenste omgangsvormen. Het initiatief hiervoor ligt bij de secretaris.