Protocol VCP PROTOCOL
1. De vertrouwens contact persoon (VCP) is binnen de vereniging het eerste aanspreekpunt voor iedereen die opmerkingen, vragen of klachten heeft over een vorm van ongewenst gedrag. Vormen van ongewenst gedrag zijn: agressie, discriminatie, pesten, (seksuele) intimidatie of treiteren. De vertrouwens contact persoon wordt benoemd door het bestuur, voor een periode van drie jaar. De VCP kan worden herbenoemd voor drie jaar.
2. Als iemand contact opneemt met een VCP, wordt deze gehoord door de VCP. Om te bepalen of er sprake is van ongewenst gedrag wordt niet uitgegaan van de bedoelingen van de veroorzaker, maar hoe dit gedrag overkomt bij de persoon die het heeft ervaren. Mensen hebben namelijk het recht om zelf hun grenzen te trekken in de omgang met elkaar.
3. Onder intimidatie wordt verstaan: macht uitoefenen op een ander op een negatieve manier. Seksuele intimidatie staat voor allerlei vormen van seksueel getinte aandacht die als ongewenst wordt ervaren, eenzijdig is en opgelegd is. Als er gesproken wordt over agressie of geweld gaat het om voorvallen waarbij iemand psychisch en/of fysiek, verbaal of non-verbaal wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen. Discriminatie is iedere vorm van onderscheid, uitsluiting, beperking of voorkeur op grond van geslacht, leeftijd, handicap, ras, godsdienst, levensovertuiging, seksuele geaardheid of herkomst die tot gevolg heeft de gelijke behandeling van leden, vrijwilligers of medewerkers aan te tasten of teniet te doen.Uitzondering hierop vormt de teamindeling. Om tot een evenwichtige indeling te komen, wordt wel onderscheid gemaakt naar tenniskwaliteiten, geslacht, leeftijd, handicap en herkomst. Pesten: hier gaat het om ervaren van vijandig, vernederend of intimiderend gedrag door de melder, waartegen de melder zich niet effectief kan verweren.
4. De VCP gaat een functionele vertrouwensrelatie aan met de melder of andere personen die een beroep op hem/haar doen. Daarom belooft de VCP alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem/haar bij de uitoefening van de functie als VCP ter kennis komt. Uitzondering op de geheimhouding, zie onder e. Het horen vindt uiterlijk binnen 14 dagen plaats. In het gesprek worden in ieder geval de volgende zaken besproken:
a. Wat is precies de situatie geweest waar de melding of de klacht over gaat?
b. Betreft het een beschuldiging of is het een verzoek om beweerd ongewenst gedrag te onderzoeken?
c. Wat is het tijdvak geweest waarin het gemelde ongewenste gedrag is voorgekomen?
d. De VCP maakt duidelijk aan de melder dat elke melding geanonimiseerd met de secretaris van het bestuur van LTV de Bijvanck wordt besproken, omdat die de verantwoordelijkheid heeft om de implicaties voor de vereniging vast te stellen en daarnaar te handelen.
e. De vertrouwelijkheid van het gesprek is begrensd: indien de secretaris oordeelt dat de veiligheid van één of meerdere leden in het geding is en/of wanneer er sprake is van een ernstig strafbaar feit.
5. Van het gesprek wordt door de VCP binnen twee weken een verslag opgesteld dat wordt ondertekend door de melder en de VP. Als een melder de ondertekening van het verslag weigert, wordt dit vermeld in het verslag door de VCP, zo mogelijk onder vermelding van de redenen.
6. Als het een melding of klacht betreft die is ingediend door een ouder of verzorger van een lid van LTV de Bijvanck, wordt ook dit lid gehoord, tenzij zijn of haar persoonlijk belang en/of leeftijd zich hiertegen verzet. Dit ter beoordeling van de VCP.
7. Naar aanleiding van het gesprek met de melder wordt de betrokkene geïnformeerd over mogelijke vervolgstappen en over de (externe) instanties waartoe betrokkene zich kan wenden. De betrokkene maakt hierin zelf de keuze of wordt doorverwezen naar instanties die bij die keuzebepaling kunnen helpen (bijvoorbeeld maatschappelijk werk, huisarts, politie). De VCP verleent zo mogelijk deskundige begeleiding aan de persoon die geconfronteerd was met (seksuele) intimidatie, maar de VCP bemiddelt niet in eigen persoon tussen degene die bij hem komt en de andere partij. De VCP doet ook geen uitspraak over de gegrondheid van de klacht.
8. De secretaris van LTV de Bijvanck beoordeelt hoe vanuit de bestuurlijke verantwoordelijkheid moet worden gehandeld. Indien dit handelen vereist dat (een deel van) de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven, zal betrokkene door de VCP hierover uitleg krijgen en om diens toestemming worden gevraagd. Het opheffen van vertrouwelijkheid kan ook gebeuren zonder toestemming van betrokkene:
a. indien er sprake is van een strafbaar feit;
b. indien er sprake is van angst of onmacht aan de zijde van betrokkene om een ongewenste situatie te beëindigen; dit ter beoordeling van de vertrouwenspersoon;
c. als er sprake is van een voor de betrokkene of derden acute onveilige sportomgeving, ook ter beoordeling van de VCP;
d. als er sprake is van gedragingen of van een situatie waarin het bestuur vanuit haar verantwoordelijkheid in het algemeen belang moet ingrijpen.
9. De VCP brengt de secretaris van LTV de Bijvanck altijd op de hoogte van hetgeen betrokkene heeft verklaard en welke afspraken zijn gemaakt met betrekking tot de doorverwijzing. Dit gebeurt in principe geanonimiseerd, maar indien de secretaris dit noodzakelijk vindt met verwijzing naar personen.
10. De VCP maakt verslag van de gevoerde gesprekken en de daaruit voortvloeiende doorverwijzing en gemaakte afspraken. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een standaard formulier dat hiervoor is ontwikkeld door NOC/NSF. Deze formulieren worden binnen de vereniging op een veilige wijze gearchiveerd.
11. Als de VCP vermoedens heeft van ongewenst gedrag, anonieme signalen, eigen waarnemingen of geruchten hierover, licht de VCP de secretaris van LTV de Bijvanck hierover in. Besluit het bestuur van LTV de Bijvanck daarop tot verdere stappen, zoals nader onderzoek, dan wordt de VCP hiermee niet belast.
12. Na afloop van het verenigingsjaar stelt de VCP een jaarverslag op, waarin is opgenomen het aantal meldingen en het aantal keren dat dit geleid heeft tot een klacht. Tevens worden in het jaarverslag voorstellen opgenomen tot verbetering.
13. Minimaal één keer per twee jaar evalueert het bestuur het beleid inzake seksuele intimidatie en andere ongewenste omgangsvormen. Het initiatief hiervoor ligt bij de secretaris.
